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El pasado 15 de junio, tuvo lugar nuestro webinar: “Conoce la experiencia de la Universidad EAFIT, optimizando sus procesos académicos con PeopleSoft Campus Solutions”, en donde Lily Montoya y Álvaro Rivera, en representación de ITIS, tuvieron como invitada especial a Carolina Pabón, Jefe de Departamento de Soluciones de Software en la Universidad EAFIT. Juntos discutieron estrategias, desafíos y soluciones efectivas para la estabilización de la plataforma posterior a la implementación.

Carolina, dio a conocer su experiencia con la estrategia adoptada por la universidad, que incluyó un contrato de soporte, escalamiento al proveedor y un proyecto de estabilización. También se mencionaron durante su intervención, las personalizaciones realizadas para mejorar la experiencia del usuario; se expusieron algunos cambios de los procesos transversales de la institución y su estabilización mediante el uso de la nueva solución.

Adicionalmente, se abordaron los desafíos relacionados con los procesos administrativos, la carga en los estudiantes y la descentralización de algunos procesos.

Carolina explicó a los invitados, la manera cómo la institución identificó los puntos de mejora en el proceso evolutivo, mencionando iniciativas específicas como mejoras en el registro de asignaturas y evaluaciones. Se realizaron algunas preguntas a los ponentes, sobre sus recomendaciones desde la perspectiva del cliente y de la consultoría especializada en la solución, destacando la importancia de enfocarse en victorias tempranas, contar con el apoyo del proveedor, realizar transferencia de conocimiento interno y priorizar las personalizaciones que justifiquen las necesidades del proceso.

Entre los procesos de mejora continua y optimización se encuentran:

  • La transformación de procesos transversales: Revisión y rediseño de los procesos transversales para mejorar la eficiencia y la experiencia del usuario.
  • La mejora de la experiencia del usuario: Acciones tomadas para mejorar la usabilidad y la experiencia general del usuario en el sistema.
  • La descentralización de procesos: Implementación de cambios organizativos para descentralizar ciertos procesos y empoderar a los usuarios.
  •  La priorización de personalizaciones: Enfoque en las personalizaciones más relevantes y necesarias para optimizar el sistema

Finalmente, para cerrar el webinar, se abordaron los retos futuros de Campus Solution para EAFIT, como la actualización de la versión y la mejora de la experiencia del usuario. También se mencionó la incorporación de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial.

Como conclusión a este evento, se pudo afirmar que el proceso de estabilización y evolución de PeopleSoft Campus Solution en la Universidad EAFIT ha sido enriquecedor y exitoso, gracias a la adopción de estrategias sólidas, la colaboración entre equipos y la orientación hacia la mejora continua. Este caso de éxito brinda lecciones valiosas para otras instituciones educativas que buscan optimizar sus procesos y ofrecer una experiencia de usuario excepcional en el ámbito académico.

Visualiza el webinar completo aquí

Este caso de uso no solo se enfoca en los logros concretos, como las 22,000 propuestas de servicios gestionadas, sino también en el cambio cultural hacia una operación más ágil y centrada en datos. La transformación digital ha trascendido la esfera tecnológica, convirtiéndose en un impulso estratégico para la organización, consolidando su posición en el mercado y preparándola para futuros desafíos.

En ITIS orquestamos procesos de Transformación Tecnológica y Digital para Instituciones de Educación Superior. Durante los últimos 25 años hemos acompañado algunas de las más grandes IES de Colombia en su proceso de adaptación a nuevas tecnologías y soluciones. ¡Estamos listos para acompañar tu proceso de evolución hacia la nube!

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