Tipo de Contenido
Solución
Sector
Caso de Uso
Multi-industria
Tipo de Contenido
Caso de Uso
Solución
Sector
Multi-Industria
Caso de Uso:Automatización y Control Documental en Oil & Gas: Superando los Retos de la Información Descentralizada
En el competitivo sector Oil & gas, nuestro cliente, una de las empresas más grandes del país, enfrentaba desafíos significativos en la gestión de su contenido legal y documental. Sin una plataforma centralizada y con un volumen creciente de documentos y transacciones, la empresa experimentaba problemas de control, trazabilidad de la información, y altos riesgos asociados al cumplimiento de sus obligaciones legales y tributarias. Estas dificultades se traducían en cuellos de botella, tareas manuales, tiempos de respuesta elevados, y la constante amenaza de pérdidas de información e inconsistencias.
Para abordar estos desafíos, ITIS se convirtió en el socio estratégico del cliente, aportando su experticia en consultoría y asesoría especializada en gestión documental. Desde el inicio, nuestro enfoque fue comprender a fondo los dolores del cliente y diseñar una solución a medida que no solo resolviera los problemas actuales, sino que también preparara a la empresa para el futuro.
Tras un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo y las necesidades específicas del cliente, se seleccionó OnBase de Hyland como la solución ideal, destacando su robustez, escalabilidad y capacidad de integración con los sistemas existentes como su ERP (SAP).
¿Cómo era el proceso antes de la implementación?
La integración de facturas pendientes en la plataforma web del portal transaccional para su validación ante la DIAN, puede ser un trabajo tedioso para cualquier colaborador del área financiera o contable.
Antes de la implementación de Microsoft Power Automate, el empleado debía ingresar al módulo de facturación para consultar las facturas, y una vez realizados los filtros correspondientes al mes, se procedía a presionar un botón para procesar las facturas pendientes, una a una, hasta completar todas las transacciones.
Este proceso debía ser llevado a cabo diariamente antes del mediodía por un colaborador de la empresa. El número de facturas a procesar puede ser muy alto, lo que se traduce en un tiempo de ejecución que varía entre 1 y 2 horas, dependiendo de la cantidad de facturas a procesar. En última instancia, todas las facturas deben quedar procesadas en la DIAN a fin de mes
Desafíos del Proyecto
Antes de la implementación de una plataforma de servicios de contenido (CSP), la empresa se encontraba con varios problemas que afectaban su desempeño:
Como Orquestamos valor con la
Solución de OnBase
Para abordar estos desafíos, implementamos OnBase, una plataforma robusta de servicios de contenido (CSP), que permitió a la empresa gobernar y centralizar todo su contenido legal.
El proyecto se desarrolló en cuatro casos de negocio clave:
Beneficios y Resultados Obtenidos
Gracias a la experiencia y el liderazgo de ITIS en la implementación de OnBase, nuestro cliente logró:
Proceso para Seleccionar OnBase de Hyland
La selección de OnBase de Hyland como la solución adecuada fue el resultado de un proceso detallado de evaluación y alineación con los requerimientos del cliente. ITIS inició con un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo y las necesidades específicas en términos de gestión de contenido y cumplimiento normativo. Se consideraron diversas opciones tecnológicas, pero OnBase fue seleccionada por su robustez, escalabilidad y capacidad de integración con los sistemas ya existentes, como el ERP (SAP) del cliente.
Gracias a nuestra consultoría y acompañamiento continuo, logramos que el cliente no solo superara sus desafíos iniciales, sino que también alcanzara una nueva capacidad operativa y estratégica, garantizando así la sostenibilidad y eficiencia de sus procesos documentales a largo plazo.
En ITIS, no solo entregamos tecnología; entregamos soluciones que transforman y optimizan el negocio de nuestros clientes.
