Tipo de Contenido

Solución

Sector

Caso de Uso

Multi-industria

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Multi-Industria

Caso de Uso:Automatización y Control Documental en Oil & Gas: Superando los Retos de la Información Descentralizada

En el competitivo sector Oil & gas, nuestro cliente, una de las empresas más grandes del país, enfrentaba desafíos significativos en la gestión de su contenido legal y documental. Sin una plataforma centralizada y con un volumen creciente de documentos y transacciones, la empresa experimentaba problemas de control, trazabilidad de la información, y altos riesgos asociados al cumplimiento de sus obligaciones legales y tributarias. Estas dificultades se traducían en cuellos de botella, tareas manuales, tiempos de respuesta elevados, y la constante amenaza de pérdidas de información e inconsistencias.

Para abordar estos desafíos, ITIS se convirtió en el socio estratégico del cliente, aportando su experticia en consultoría y asesoría especializada en gestión documental. Desde el inicio, nuestro enfoque fue comprender a fondo los dolores del cliente y diseñar una solución a medida que no solo resolviera los problemas actuales, sino que también preparara a la empresa para el futuro.

Tras un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo y las necesidades específicas del cliente, se seleccionó OnBase de Hyland como la solución ideal, destacando su robustez, escalabilidad y capacidad de integración con los sistemas existentes como su ERP (SAP).

¿Cómo era el proceso antes de la implementación?

La integración de facturas pendientes en la plataforma web del portal transaccional para su validación ante la DIAN, puede ser un trabajo tedioso para cualquier colaborador del área financiera o contable.

Antes de la implementación de Microsoft Power Automate, el empleado debía ingresar al módulo de facturación para consultar las facturas, y una vez realizados los filtros correspondientes al mes, se procedía a presionar un botón para procesar las facturas pendientes, una a una, hasta completar todas las transacciones.

Este proceso debía ser llevado a cabo diariamente antes del mediodía por un colaborador de la empresa. El número de facturas a procesar puede ser muy alto, lo que se traduce en un tiempo de ejecución que varía entre 1 y 2 horas, dependiendo de la cantidad de facturas a procesar. En última instancia, todas las facturas deben quedar procesadas en la DIAN a fin de mes

Desafíos del Proyecto

Antes de la implementación de una plataforma de servicios de contenido (CSP), la empresa se encontraba con varios problemas que afectaban su desempeño:

  • Falta de control y trazabilidad de la información: El gran volumen documental y la transaccionalidad compleja dificultaban la gestión del contenido.
  • Procesos manuales ineficientes: La dependencia de canales tradicionales como el correo electrónico resultaba en tareas redundantes y una baja efectividad en la gestión documental.
  • Altos tiempos de respuesta: La poca visibilidad de la información generaba demoras significativas en la respuesta de las áreas internas.
  • Cuellos de botella en la aprobación de solicitudes: La falta de visibilidad en las cargas de trabajo causaba atrasos y dificultaba la aprobación de documentos
    Altos riesgos de pérdida de información:Existía un riesgo constante de no cumplir con las responsabilidades legales y tributarias a tiempo debido a inconsistencias en la gestión
    documental.

Como Orquestamos valor con la
Solución
de OnBase

Para abordar estos desafíos, implementamos OnBase, una plataforma robusta de servicios de contenido (CSP), que permitió a la empresa gobernar y centralizar todo su contenido legal.
El proyecto se desarrolló en cuatro casos de negocio clave:

  • Gestión de documentos legales: Esta solución administra el ciclo de vida completo de los documentos legales, desde la captura y verificación hasta la aprobación y firma de contratos y otros documentos legales de la compañía.
  • Calendario de Impuestos: Una herramienta que presenta y gestiona un calendario de obligaciones tributarias, notificando sobre los pagos necesarios para garantizar el cumplimiento.
  • Gestión Documental y TRDs: Esta solución clasifica e indexa los documentos de acuerdo con las normas y tablas de retención documental, asegurando un manejo adecuado del archivo.

  • Recepción de facturas: Captura y gestiona todas las facturas de la empresa, clasificándolas y redireccionándolas al área correspondiente, mejorando la gestión y el control sobre los pagos.

Beneficios y Resultados Obtenidos

Gracias a la experiencia y el liderazgo de ITIS en la implementación de OnBase, nuestro cliente logró:

  • Centralización y control del contenido legal: Establecimos un almacenamiento seguro y centralizado que mejora la trazabilidad y gestión del contenido legal.
  • Automatización de procesos clave: Aplicamos flujos de trabajo automatizados que mejoraron la eficiencia, la productividad y los tiempos de respuesta en las aprobaciones y redirección del contenido.
  • Cumplimiento tributario optimizado: Aseguramos la gestión y pago oportuno de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos de multas y penalizaciones.
  • Gobierno documental eficiente: Implementamos mejores prácticas para la gestión, indexación y control del contenido, mejorando la organización y accesibilidad de la información.
  • Conectividad entre áreas: Logramos interconectar las áreas de la empresa en un solo proceso de negocio, optimizando los ciclos de vida del contenido y permitiendo la visibilidad en tiempo real.
  • Mejora en la toma de decisiones: Facilitamos la visibilidad en tiempo real del estado del contenido, permitiendo una mejor consulta y toma de decisiones basada en información actualizada.
    Optimizaciónde la gestión de facturas: Implementamos una solución para la recepción y gestión de facturas que mejoró significativamente el tiempo de transacción y disminuyó los cuellos de botella, resultando en una mejor experiencia para los usuarios.

Proceso para Seleccionar OnBase de Hyland

La selección de OnBase de Hyland como la solución adecuada fue el resultado de un proceso detallado de evaluación y alineación con los requerimientos del cliente. ITIS inició con un análisis exhaustivo de los flujos de trabajo y las necesidades específicas en términos de gestión de contenido y cumplimiento normativo. Se consideraron diversas opciones tecnológicas, pero OnBase fue seleccionada por su robustez, escalabilidad y capacidad de integración con los sistemas ya existentes, como el ERP (SAP) del cliente.

Gracias a nuestra consultoría y acompañamiento continuo, logramos que el cliente no solo superara sus desafíos iniciales, sino que también alcanzara una nueva capacidad operativa y estratégica, garantizando así la sostenibilidad y eficiencia de sus procesos documentales a largo plazo.

En ITIS, no solo entregamos tecnología; entregamos soluciones que transforman y optimizan el negocio de nuestros clientes.

En ITIS nos comprometemos a brindarte soluciones que te permitan optimizar tus procesos empresariales y maximizar tu productividad. ¡Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a consolidar la capacidad de transformar tus procesos de negocio!

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