Tipo de Contenido
Caso de Uso
Solución
Sector
Educación Superior
Caso de Uso: Alta y Baja de Materias
Descripción del Proceso:
En una universidad mexicana de alta trayectoria, el proceso de alta y baja de materias ha sido históricamente un desafío administrativo. Los estudiantes, al tener que gestionar manualmente la solicitud de cancelación de una materia, se enfrentan a tiempos de espera prolongados y a la constante necesidad de interactuar con múltiples áreas (profesores, administración) para completar el trámite. Además, el proceso es propenso a errores debido a la gestión manual de solicitudes, lo que genera confusión y retrasa la respuesta a los estudiantes..
Dolores y necesidades del cliente:
La universidad enfrenta la necesidad de agilizar y modernizar este proceso para mejorar la experiencia de los estudiantes y optimizar los recursos administrativos. Los errores en la gestión de solicitudes de baja, las largas esperas y la falta de transparencia en el proceso generan frustración tanto para los estudiantes como para el personal académico y administrativo. La institución necesita una solución que permita gestionar las solicitudes de alta y baja de materias de manera rápida, eficiente y con la mínima intervención manual.
Solución Planteada:
La implementación de Microsoft Power Platform ofrece una solución integral que automatiza el proceso de alta y baja de materias, mejorando tanto la eficiencia administrativa como la experiencia del usuario. Utilizando herramientas como Power Apps, Power Automate, Power BI y Dataverse, ITIS optimiza el flujo de trabajo, la comunicación y la gestión de las solicitudes de baja de manera transparente y precisa.
Beneficios:
Eficiencia Operacional:
La automatización reduce el tiempo necesario para procesar las solicitudes de baja, permitiendo que los estudiantes reciban respuestas más rápidas, y los recursos administrativos puedan enfocarse en tareas más estratégicas..
Precisión:
Al minimizar la intervención manual, se reducen los errores humanos y se mejora la precisión de las solicitudes, evitando inconsistencias y confusiones.
Mejor Experiencia para el Usuario:
Estudiantes, profesores y personal administrativo disfrutan de un proceso ágil, claro y sin complicaciones, con una experiencia optimizada tanto para el solicitante como para los responsables de la gestión.
Transparencia y Control:
Con el panel de Power BI, los administradores tienen una visibilidad completa sobre el estado de las solicitudes y los tiempos de procesamiento, lo que permite tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
Un Paso Hacia la Innovación Educativa:
La implementación de esta solución no solo mejora los procesos administrativos internos, sino que también posiciona a la universidad como una institución comprometida con la innovación tecnológica. Esta transformación digital en el proceso de alta y baja de materias se puede replicar en universidades a nivel internacional, permitiendo a otras instituciones mejorar sus flujos de trabajo y ofrecer una experiencia más ágil y eficiente a sus estudiantes y personal académico. Al adoptar Microsoft Power Platform, las universidades pueden adaptarse rápidamente a las demandas tecnológicas globales y brindar soluciones más rápidas y precisas para sus estudiantes, reforzando su presencia en mercados internacionales.
